雪 薄草的部落格

不知道大家對做簡報的看法怎樣, 我想, 凡是知識工作者, 大概都跟簡報脫不了關係, 要不就是做給別人看, 要不就是自己看別人做簡報。

我想, 也一定有不少人視作簡報為畏途, 因為要做份好簡報實在不容易。不但要能深入淺出, 還要能配合時間, 再加上美感也是要考量的因素, 所以, 做簡報真的是份苦工作。

這裡有份做簡報的心得, 不妨提供給大家做個參考, 純粹是野人獻曝, 對於那些受過簡報專門訓練的人來說, 也許不值一晒, 但對苦於無從下手的人來講, 也許還有參考價值。

先不談如何做, 我這裡要談不是那種圖文並茂又美麗大方的簡報, 多半出自大公司的名家之作之類的。今天我們談的是日常工作的內用性簡報, 主要是傳遞工作計劃, 工作想法, ...之類的。

製作這類簡報的首要條件就是格式統一, 簡單

什麼是格式統一簡單 ? 就是指一整份簡報, 字體一致, 排列章法相同, 不用無謂的著色法或是各式各樣不同風格的插圖之類的。尤其是簡報裡文字的字體和排列, 字體不要東用一種, 西用一種, 全文只要分成標題一種, 內文一種即可, 最多是在做註記時用另一種即可。不要因為自己偏愛某種字體, 就一下子POP體, 一下子湛亭流體的, 每個字都好看, 但一組起來, 真是不忍卒睹啊。

然後, 文字的排列也是一樣, 字和字間可以緊密一點, 但行和行間, 則務必要有一定的距離, 這樣文字才不會給人壓迫感。而且相同層次的文字格式也要一致, 無論是字體格式或是排列格式都一樣。

其次, 盡量少用插圖

有些人為了表現自己對簡報工具的熟悉, 常會在報告裡東插一個圖., 西放一個圖, 但事實上, 這不但沒有強化說明的效果, 反而讓人有一種很混亂的感覺。所以, 如果可以不用插圖, 就盡量不要用, 要是要用, 也請你確定你整份簡報用的都是同一系列的插圖集, 如果你連這一句話都不明白, 那麼, 你就不要用吧, 那只能讓這份簡報看起來十分不具備說服力和紊亂感。

盡量用圖示, 不要用文字

這是老生常談了, 一圖勝千文, 但我前面又要你少用插圖, 這不是矛盾嗎 ?

用圖示的意思, 並不代表要用前面談的CLIP, 而是指用最基本的箭頭, 圓形, 方形, 三角形之類的幾何圖形來表示彼此的關係即可。

很多的簡報都被當成了WORD在用, 一打開來, 就是一排又一排的字。說真的, 這樣子實在不算是簡報, 而且, 這樣的資料, 事前如果又發出去給別人了, 那還簡報什麼, 只是重唸一次而已, 毫無意義。

所以, 要把要在那一頁表達的意念, 盡量用簡單的圖示來做空間上的安排, 如以表格式展現, 或是以圓圖或方圖再加上連接線來組成彼此的關係, 圖裡只要註明這圖代表什麼即可。而且, 不要用太多種, 其實, 一般公司內部使用, 圓形, 方形, 方向箭形及連接線就很夠用了, 實在不需要再放上一堆插圖來表示自己很努力在做簡報。重要的是把意念用圖形擺放及關係來傳遞出去即可, 至於圖是不是要用照片或是CLIP, 那都是次要的。當然, 對簡報高手而言, 這不見得成立, 但我想, 大部份的人, 都實在沒有那份實力吧。

要有文脈, 邏輯順序清楚

簡報要有文脈, 所謂的文脈, 指的就是一種思考過程, 這思考過程不是你自己的, 是看簡報人的思考過程。人的理解, 都是先從已知的, 然後衍生到未知的, 而這個由已知逐漸的說明到未知的合理過程, 就是文脈。

一般簡報, 都是要告訴別人一個新的訊息, 或是一個新的做法。而坐在後面聽的人, 多數都是不明白新東西的。所以, 製作時簡報時, 一定要好好想想, 整份簡報是不是由已知的開始, 然後漸漸的變成你想傳遞的訊息。每一頁和每一頁間, 都有前一頁的影子或概念, 這樣就形成了一個文脈, 這樣子聽的人或是看的人, 才會接受最後新的訊息和意見。

所以, 簡報在製作前, 最好先把要傳遞的目標想清楚, 然後把聽的人的現況及角色想清楚, 然後從聽的人最熟悉的地方起頭, 然後一步步的轉到你想表達的內容。這樣的簡報, 即使是都不用圖形, 也是很好的說明文件了。

所以, 簡報最重要的就是文脈。

而檢查文脈的最容易方法, 當然也就是請另一個人來幫你看一下, 看能不能理解你想傳遞的意思, 或是自己盡量客觀的去一張一張的往下看, 看有沒有突兀的結論或想法出現, 意思是前面好像都沒有提, 就突然出現了一個結論或是主題, 這樣的狀況, 就是沒有文脈了, 那就要想想, 要如加一頁或是移掉一些主題。

最後, 盡量精簡內容

很多人做簡報, 唯恐頁數不多, 有關的, 無關的, 全都寫上了。這樣子十分不妥, 做完簡報後, 在最後重新檢視時, 一邊檢視文脈, 一邊就可以看出是不是有很多贅頁, 如果有, 不要客氣, 刪了。當然, 一場簡報, 一般都有時間要求的, 有人會怕頁數不夠講, 所以才多添了幾頁, 這無所謂, 但有時也要回頭想想, 如果頁數真的太少, 那也許表示你要講的本來就少, 那不如留點時間和聽的人互動, 會場效果會更好的。